Notre guide complet pour organiser un workshop efficace

Votre objectif est de renforcer la cohésion d’équipe, de stimuler l’innovation et la créativité ou de développer les compétences de vos collaborateurs : le workshop est la solution idéale. Cet article vous donne les clefs afin de réussir l’organisation de votre événement.

Comprendre le concept de workshop

Définition et objectifs d’un workshop

Les workshops (en français, les ateliers) sont des réunions qui rassemblent des personnes concernées par un projet ou un objectif commun : ils permettent un travail d’équipe, l’échange et le partage d’un groupe autour d’une problématique spécifique ou d’une gestion de projet.

On peut évidemment organiser un workshop sur le lieu habituel de travail des participants mais le risque est grand que les participants peinent à s’extraire de leur quotidien. Il est donc préférable qu’il s’intègre dans un séminaire d’entreprise organisé dans un lieu réservé pour l’événement et qu’il comprenne plusieurs temps différents au cours de la journée (un ou plusieurs workshops, séance plénière, repas, pauses, etc.).

Enfin, même si la durée d’un workshop dépend de la complexité du sujet abordé et de la taille du groupe, on estime qu’elle est comprise entre une et deux heures. Cette durée est généralement suffisante pour un travail efficace permettant de cerner un sujet. Au-delà, il est à craindre que l’attention et la contribution des participants se réduisent et que votre événement perde en densité et en efficacité. Si le sujet est vaste et justifie d’y consacrer davantage de temps, l’organisation du séminaire en plusieurs workshops ateliers différents sera privilégiée.

Avantages des workshops pour les entreprises

Pour les entreprises, l’avantage principal est de transformer une réunion classique en événement et de « sortir du cadre » en favorisant la créativité : l’expérience montre qu’on est toujours plus intelligent à plusieurs. Généralement, les liens hiérarchiques passent au second plan ce qui favorise la liberté de parole au sein du groupe et une contribution individuelle plus riche au projet.

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Comment organiser un workshop ?

Définir les objectifs

L’organisation d’un workshop réussi commence par une phase préliminaire essentielle : la définition claire des objectifs et l’identification du public cible.

L’objectif d’un workshop peut être de former les participants (apprentissage) ou de les faire réfléchir ensemble pour trouver une solution ou des idées novatrices par rapport à une problématique donnée (créativité). Il est à noter que les deux objectifs ne sont pas exclusifs l’un de l’autre : le plus fréquemment, le workshop permet aux participants de recevoir à la mesure de ce qu’ils apportent : ils en retirent un bénéfice d’autant plus important qu’ils se sont personnellement impliqués. Le team-building est un type d’animation qui vise à renforcer la cohésion d’un groupe.

Enfin, le renforcement de la cohésion du groupe et la collaboration entre les participants sont la plupart du temps des objectifs recherchés.

Choisir la date et le lieu appropriés et en avertir les participants

Le cadre est important : il sera choisi en fonction du type de participants et de la taille du groupe, mais aussi de l’objectif recherché.

Plusieurs études ont été réalisées pour étudier l’impact des couleurs sur notre comportement et nos émotions. Les neurosciences ont ainsi montré que les couleurs chaudes (rouge, orange) sont des facteurs de joie et d’excitation : elles augmentent la fréquence cardiaque, la pression artérielle et la respiration. A l’inverse, les couleurs froides (bleu, vert) ont davantage un effet apaisant et relaxant. De même, selon leur décoration et leurs caractéristiques, certains lieux seront plus adaptés à la créativité et à l’imagination alors que d’autres plus conventionnels rassureront et conviendront davantage à la recherche d’un consensus.

La décoration du lieu, son aménagement et la manière dont on va s’approprier l’espace sont autant d’éléments qui créent un cadre propice à un atelier de travail. Se réunir sans table ni chaises, être libre de ses mouvements en choisissant d’être debout et de se déplacer dans la pièce, sont autant de facteurs qui peuvent favoriser la créativité et l’apparition d’idées.

Un workshop à distance peut être également organisé pour ceux qui ne peuvent être présents mais cette solution nous semble à éviter dans la mesure du possible.

Évidemment, on réservera la date longtemps à l’avance si le lieu que l’on a retenu est unique ou s’il est assez demandé. Enfin, rien n’empêche d’adresser un « save the date » aux participants pour bloquer les agendas, en choisissant de dévoiler le lieu dans une deuxième temps.

Établir un programme structuré

L’atelier de travail se construit autour d’un thème précis et son programme doit être structuré de manière minutieuse par la mise en place d’ateliers. Ce faisant, garder plusieurs points essentiels :

Instaurer la confiance : dès l’accueil des participants par l’animateur, la manière de se présenter peut donner le ton de la réunion. On créera plus un climat de confiance, d’intimité et de communication en demandant aux participants de se présenter de manière originale (un objet qu’ils aiment, un endroit où ils se sentent bien, un objet qui les définit) qu’en leur demandant de donner leur prénom et leur fonction…

Favoriser l’interactivité : interroger les participants au cours des ateliers peut leur permettre de s’exprimer sur les thèmes abordés. On peut facilement créer des sondages (avec Google form ou SurveyMonkey) ou créer des jeux d’apprentissage ou quiz (avec Kahoot).

Varier les plaisirs : organiser la journée en alternant les moments de réflexion, les moments d’échange au sein du groupe et les interactions instaure une dynamique qui rythme le séminaire et crée une expérience enrichissante pour les participants.

Sélectionner des intervenants et animateurs qualifiés

L’animateur et ses compétences jouent un rôle déterminant dans le succès du workshop. Selon le thème retenu et la nature de la réunion, on choisira l’animateur pour ses connaissances (un « sachant » qui partagera son expérience et son savoir) ou pour ses capacités et sa technique d’animation (un « meneur » qui cadrera le travail du groupe dans les ateliers, et motivera tous les participants à intervenir et à exprimer leurs idées).

Rêvez d’ailleurs peut vous proposer différents intervenants pour assurer l’animation de vos ateliers.

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S’occuper de l’exécution et de la gestion du jour J

Le jour J, votre objectif doit être de vous concentrer sur l’efficacité et l’impact de la journée ainsi que sur la satisfaction qu’en retireront tous les participants. Pour cette raison, les contraintes logistiques et d’organisation doivent être évacuées en les sous-traitant auprès de professionnels dont c’est le métier.

Depuis sa création, Rêvez d’ailleurs a accueilli plus de 5000 événements dans un cadre adapté. Nous avons veillé à leur parfait déroulement en soignant l’organisation et tous les détails de leur exécution. Bien avant l’arrivée du premier invité le jour J, ce travail commence lors de la prise de brief par notre équipe. Au fil des ans, nous nous sommes entourés d’un réseau de professionnels parmi les plus qualifiés. Le prochain workshop de votre entreprise aura-t-il lieu chez nous ?