Comment réussir l’organisation de votre événement hybride ? Les Do’s et Don’ts

À distance, en télétravail ou en présentiel, avec des réunions en visioconférence, en hybride… Ces dernières années, les systèmes de communication se sont révélés indispensables et ont révolutionné nos méthodes de travail.

C’est particulièrement le cas dans le monde de l’événementiel. Aujourd’hui, il est nécessaire de proposer un événement à la fois physique et virtuel. L’objectif? Toucher une audience plus large et faciliter l’accès des différents participants.

Réunissez présentiel et digital avec Rêvez d’ailleurs

Chez RÊVEZ D’AILLEURS, nous nous sommes adaptés et avons créé des studios toujours plus mobiles, ainsi que des dispositifs en full digital ou en hybride, mélangeant le présentiel et le digital. Nous diffusons du contenu en direct, permettant à chaque participant en ligne de profiter de la même expérience que ceux qui se trouvent sur place.

N’hésitez pas à nous confier l’organisation de votre événement hybride. Nous avons la possibilité de mettre en avant tout type d’interaction, qu’il s’agisse d’un séminaire, d’une soirée d’entreprise, d’une conférence avec présentations vidéo ou même d’un lancement de produit.

Nos années d’expériences nous ont permis de perfectionner notre technique. Ainsi, nous pouvons mieux vous accompagner dans la conception de vos évents.

Que ce soit sur la durée, le rythme ou encore la prise de parole, nous sommes en mesure de vous accompagner pour garantir la meilleure présentation de contenu afin de garder l’attention de vos équipes, qu’elles soient à distance ou en présentiel… ou les deux ! 

Dans cet état d’esprit, nous souhaitons partager avec vous les bonnes pratiques à retenir et celles à éviter pour vos prochains évènements digitaux et hybrides.

DO’S : les bonnes pratiques pour dynamiser vos évènements hybrides

• Insérer des activités de jeux pour commencer et capter l’attention : les activités ludiques favorisent l’interaction et permettent de briser la glace. C’est un exemple concret pour créer une dynamique positive dès le démarrage de votre événement.
• Penser ses présentations par des sessions courtes de 30 minutes: des modules brefs maintiennent l’engagement de l’audience.
• Prendre la parole en imaginant un public : visualiser votre audience permet d’adapter votre ton et vos gestes pour établir une connexion plus naturelle. Cela humanise votre intervention, même face à une caméra, et renforce l’engagement des participants en ligne comme en présentiel.
• Poser des questions à ses interlocuteurs : que le participant soit physique ou virtuel, inviter le public à réagir (via chat, Q&A ou sondages) est un moyen de créer de l’interaction et de rendre les échanges plus vivants.
• Varier le type de contenu à présenter : texte, images, vidéos: alternez entre plusieurs supports (présentations vidéo, diaporamas, discussions) accroît l’attention.

Prévoir un replay pour donner accès au contenu une fois la présentation terminée: cela permet à chacun de revoir les moments clés, c’est un avantage pour ceux qui n’ont pas pu assister à la totalité du live/présentation virtuelle.

DON’TS : ce qu’il faut éviter dans vos présentations hybrides

• Faire des vidéoconférences longues : des sessions interminables épuisent rapidement l’audience et nuisent à la qualité de l’expérience, surtout pour les participants en ligne.
• Ne pas faire de pauses : tous les publics, qu’ils soient en présentiel ou à distance, ont besoin de temps pour assimiler le contenu. 
• Parler d’un ton monotone et lire sa présentation: la manière de communiquer est importante : un style plat ou la simple lecture d’un texte peut lasser le public.
• Être la seule personne à prendre la parole : multipliez les intervenants ou les animations. Cette diversité encourage la participation et maintient l’attention de l’audience tout au long de l’événement.
• Reproduire le même contenu que celui destiné à une réunion en présentiel : adaptez votre programme pour le format hybride : ce qui fonctionne en 100 % physique n’est pas forcément optimal pour une diffusion en ligne.

Désactiver sa caméra : ne coupez pas le lien visuel avec les participants.

En résumé…

Pour toute question sur la mise en place des dispositifs digitaux et hybrides, de la conception de l’événement à la prise de parole, nos équipes seront ravies de vous conseiller. Contactez-nous pour que l’on puisse vous proposer une solution.